ideXs

Schluss mit Blindflug

iDeXspro - Mobile Zeiterfassung und Bilddokumentation

Seit Dezember beteiligt sich Label Software mit 50 Prozent an der iDeXs GmbH. Dadurch wird die App iDeXspro, die Zeit- und Bilddokumentation direkt vor Ort auf der Baustelle ermöglicht, vollends in Labelwin integriert. Die Weiterentwicklung sowie die Betreuung und der Vertrieb liegen in Bielefeld bei Label Software. 

Erfahren Sie mehr über die Vorteile der App hier.

Immer wieder: Projektzeiten überschritten

Verwundert stellen viele Handwerker bei der Nachkalkulation von Projekten fest, dass die kalkulierte Zeit bei der Ausführung nicht eingehalten wurde. Zwischen zehn und zwanzig Prozent mehr Zeitverbrauch ist durchaus keine Seltenheit. Ursachenforschung ist dann angesagt, und verzweifelt sucht man in unvollständigen und schlecht dokumentierten Arbeitsberichten oder im Leistungsvertrag (LV), welche Arbeiten denn noch zusätzlich abgerechnet werden können. Zu spät, denn jetzt ist das Kind schon in den Brunnen gefallen. Auftraggeber reagieren auf solche späten und mäßig dokumentierten Nachforderungen oft eher ungnädig. Der Unternehmensgewinn hängt jedoch genau in diesem Bereich und wird somit leichtfertig aufs Spiel gesetzt.  

Diese Problematik in den Griff zu bekommen und die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern, hat sich die Firma iDeXs aus Düren zur Hauptaufgabe gemacht. Es entstand im SHK-Unternehmen Mertens-SHK, das die Gründe erforscht und eine Lösung entwickelt hat: die Smartphone-Applikation „iDeXspro“.

Der Vergleich zwischen Soll und Ist

Ausgangspunkt der Forschung und Entwicklung war die Technikermappe, die in gut organisierten Unternehmen wie Mertens-SHK schon lange üblich ist: Sie enthält alle Zeichnungen, einen Ausdruck des LVs mit Zeitlisten, Aufmaßlisten, Informationen über Ansprechpartner, Projekthinweise uvm. und sichert die Ausführungsqualität auf ganzheitliche Weise. Soweit die statische Aufzeichnung des Solls. Das Ist wird mit Arbeitsberichten ebenfalls statisch erfasst. Was aber häufig fehlt, sind Informationen über den Vergleich zwischen Soll und Ist. Und es fehlte ein Anreiz, bei Abweichungen durch perfekte Dokumentation zusätzliche Leistungen sofort und klar zur einwandfreien Nachberechnung zu erfassen.

Guido Mertens, Handwerksmeister und Chef der Firma Mertens-SHK, hat sein Augenmerk genau auf diese Punkte gelegt. Mit iDeXspro erfassen seine Mitarbeiter die erbrachten Leistungen nach einem fest vorgegebenen Schema direkt auf der Baustelle mit einem Smartphone, dem iPad oder dem iPod und der im eigenen Hause entwickelten App iDeXspro. Das Gerät ist auf der Baustelle sicher in einer Otterbox verpackt. Die App gewährleistet eine professionelle Dokumentation inklusive Fotos, bei der alle Informationen standardisiert abgefragt werden. Guido Mertens nennt das die Erstellung des Logbuchs.

Um den Mitarbeitern eine klare Darstellung des Soll-Ist-Vergleichs zu geben, hat iDeXs eine Art Tankinhaltsanzeiger entwickelt. Nur wer weiß, wie viel Zeit aktuell noch zur Verfügung steht, wird sein Handeln so ausrichten, dass das Ziel sicher erreicht wird. In iDeXspro sieht der Mitarbeiter die Gesamtzeit, die bereits verbrauchte Zeit, die noch zur Verfügung stehende Zeit und die bereits gebuchten zusätzlichen Leistungen.

Um den Willen der Mitarbeiter zum Erfolg zu stärken, werden sie angehalten, den Projektstand selbst zu bewerten und ihren Leistungslohn selbst zu berechnen. Guido Mertens beschreibt dies als Kilometerzähler. Soll er zum Beispiel an vier Wochenenden  Bäder sanieren und hat zwei Wochenenden fertig gestellt, bewertet er den Projektstand mit 50 Prozent. Die App zeigt unmittelbar an, ob er sich im Soll, darunter oder bereits darüber befindet, und wie hoch bei gleicher Arbeitsleistung bis zum Ende des Projekts seine Leistungsprämie ausfallen würde. Die Berechnung der Leistungsprämie erfolgt anhand mehrerer vom Unternehmen einstellbarer Faktoren.

Die Vorteile des Systems in Stichworten

• Anreiz zum Mitdenken, Anreiz eine Baustelle in kürzerer Zeit abzuwickeln
• Anreiz zur Selbstverantwortung
• Anreiz zum Erkennen von Zusatzarbeiten (mit zusätzlicher Abrechnung)
• Perfekte Dokumentation der eigenen Leistung mit Fotos - besonders wichtig bei den Zusatzarbeiten
• Optische Differenzierung von Leistungen und Zusatzleistungen
• Aufwertung des Mitarbeiters über die Steigerung der Verantwortung
• Aufwertung des Mitarbeiters durch das Smartphone, das auch privat genutzt werden darf. Die Identifikation mit ‚seinem’ Betrieb wächst enorm.

Diese Punkte steigern die Kompetenz des Mitarbeiters. Dafür erhält er Anerkennung aus seinem beruflichen und privaten Umfeld. „Anerkennung ist ein größerer Motivationsfaktor als jede Prämie.“

iDeXs ist eine App für iOS- und Android-Betriebssytseme, mit der jeder Mitarbeiter im Projekt verantwortlich für seine eigenen Leistungen und die seiner Kollegen wird. Sie wurde in einem Handwerksunternehmen aus der Praxis heraus entwickelt und ist deshalb leicht zu bedienen. Es macht zuweilen sogar Spaß, mit iDeXs Leistungen zu erfassen. Auch ältere Mitarbeiter sind begeistert: Bei Mertens-SHK arbeiten vier Techniker zwischen 55 und 62 Jahre mit iDeXs und sagen dazu: „Es ist viel einfacher als vorher, die eigenen Leistungen inklusive der Zeiten perfekt zu dokumentieren.“

Einbindung in die Branchensoftware Labelwin

In Zusammenarbeit mit dem Unternehmen Label, dem langjährigen Softwarepartner der Firma Mertens, ist eine übergreifende Schnittstelle für die Branchensoftware Labelwin entstanden. Die Projekt- und Personaldaten, geplante Zeiten und Lohnkosten werden über die Schnittstelle an die App iDeXspro übergeben. Der Mitarbeiter bucht seine Leistungen mit Zeiten auf diese Projekte und Leistungsbereiche. Zur Dokumentation können zu jeder Buchung mehrere Fotos gemacht werden, die später auch im Labelwin zur Verfügung stehen. Besonders wichtig ist diese Dokumentation bei Zusatzarbeiten. iDeXs erzwingt die Erfassung einer Begründung, wer den Auftrag erteilt hat, oder warum eine vorherige Absprache nicht möglich war.

Das Interessanteste im Projektbereich ist die Prognose der zu erwartenden Prämie. Sie ist auf dem Smartphone für den Mitarbeiter einsehbar und wirkt mehrfach positiv: Sie wirkt auf das Tempo, die Arbeitsmoral und auf die Selbstverantwortung des Mitarbeiters am Projekterfolg.

Die endgültige Prämienabrechnung nach Abschluss der Baustelle erfolgt im Labelwin mit dem Modul Leistungslohn auf der gleichen Basis.

Die erfassten Zeiten werden auf Knopfdruck zusammen mit den Fotos an Labelwin übertragen und stehen sofort in der Zeitwirtschaft zur Verfügung. Die Bürozeit für die Eingabe der Daten in die Zeitwirtschaft wird stark verkürzt.

Das Ergebnis ist eine spürbare Steigerung der Produktivität durch lückenlose Erfassung, umfassend verfügbare Information und Bewertung sowie persönliche Anreize.

Der Nutzen liegt auf der Hand: Transparenz, Eindeutigkeit, Wirtschaftlichkeit, Mitarbeiteridentifikation. Und alle profitieren: der Kunde, Bauleiter, die Mitarbeiter und das Unternehmen aus den Bereichen Haustechnik und Ausbaugewerbe.

Welche Auswirkungen hatte die Einführung von iDeXs im eigenen Unternehmen?

Guido Mertens: „Überraschenderweise waren es gerade die älteren Mitarbeiter, die sich zuerst näher damit beschäftgt haben und begeistert waren. Dass iDeXs genau die richtige Entscheidung war, spürt man täglich. Die Mitarbeiter sind interessiert am Projektstand, diskutieren untereinander über den Fortschritt, fragen sogar nach, wenn sie unsicher sind, ob die Zeit noch reicht, stellen Fragen zur Ausschreibung, zur Abrechnung usw.. Es herrscht seit der Einführung ein anderes Klima im Unternehmen. Man spürt förmlich, dass die Mitarbeiter nun den Projekterfolg im Visier haben.“

Ein Beispiel aus der Praxis

In einem Fall musste das Rollgerüst immer wieder auf- und abgebaut werden, weil Baustoffe auf der engen Baustelle im Weg lagen. Dank iDeXs hat der Baustellenleiter rechtzeitig gemerkt, wie viel Zeit uns das kostete, und so konnten wir den Zeitplan anpassen und entsprechend nachkalkulieren. Hätte der Bauleiter nicht gemerkt, dass er mit der Zeit nicht hinkommt (und seine Prämie schwindet), wäre das nicht aufgefallen und jede Menge Stunden wären verloren gewesen.